Het einde van het jaar breekt bijna aan. Als salesmedewerker heb je dan vaak een babbel met de aankoopdienst van een prospect of klant.

Een paar typische onderwerpen die je dan bespreekt:

• indexeringen
• verlengingen
• betaaltermijnen
• volumekortingen

Stel dat je businesscontactpersoon tegen jou zegt: ‘Je voorstel ziet er inhoudelijk goed uit. Ik stuur het door naar aankoop.’ Denk jij dan: super, mijn deal is rond? Dan denk je beter nog eens na.

Aankoop is bijna nooit gehaast om snel de deal af te sluiten. En als salespersoon is tijd je grote vijand. Terwijl zij treuzelen met je dossier, kan er op elk moment een concurrent aankloppen. Of kan je contactpersoon ergens anders een mooie kans vinden.

Hoe ga je daarmee om? Volg deze vier tips en maak van jouw contact met de aankoper een geslaagde onderhandeling.

1. Zet jezelf in de schoenen van aankoop

Aankoopmedewerkers zijn ook maar mensen. Ook zij hebben doelen die ze moeten behalen, net als verkopers. Ze staan onder druk om voor hun bedrijf de beste strategische partners te vinden die ook de juiste balans bieden in kwaliteit en prijs. En ze moeten erop letten dat nieuwe leveranciers professioneel en fiscaal stabiel zijn.

Aankopers zijn over het algemeen ervaren onderhandelaars met andere belangen dan je businesscontactpersoon. Ze gaan vaak proberen om het onderste uit de kan te halen en aan te sturen op kortingen.

Denk daarom op voorhand goed na over je argumenten. 80 procent van je succes in onderhandelingen hangt af van je voorbereiding.

Enkele bezwaren die aankoop sowieso zal gebruiken (in een consultancycontext):

• ‘U vraagt indexeringen? Dat uw consultant duurder wordt, dat is interne keuken. Daar hebben wij niets mee te maken, hoor.’
• ‘Hoezo, u wilt geen volumekorting toekennen? Ik zal u even laten zien hoeveel omzet u hier draait en wat voor goede klant we zijn.’
• ‘U moet ook wel fair blijven. Die prijs is veel te hoog, en dat weet u zelf ook. Ik wil niet meer betalen dan de marktprijs.’
• ‘U wilt uw consultant vervangen? Ja goed, het is hier geen duivenkot. Hoeveel gratis weken overdracht bieden jullie aan?’
• ‘Er is een nieuwe policy rond indexeringen. Vanaf nu kan dat maar om de twee jaar.’

2. Ken de salamitechniek

Ken je de salamitechniek? Daarbij wordt een onderhandeling bewust opgedeeld in kleinere deeltjes. Want zo zeg je gemakkelijker toe op kleine concessies.

Aankopers passen die techniek vaak toe. Eerst proberen ze je prijs zo hard mogelijk naar beneden te duwen, door partners tegen elkaar te laten bieden en zo tot een BAFO (best and final offer) te komen.

Zodra je rates zo laag zijn dat je echt niet meer kan zakken, begint de echte onderhandeling. De terms and conditions worden besproken, en aankoop zal je vertellen dat ze pas 90 dagen na de factuur willen betalen. Wil je het sneller? ‘Dan zal je iets moeten doen aan je rates.’

En dan volgt het weekendwerk dat ze niet aan 150 of 200 procent willen betalen.

En dan komt de aansprakelijkheidsclausule, waarbij ze gewoonlijk willen dat jij onbeperkt aansprakelijk bent.

En dan vragen ze je verzekeringsdocument op om te zien wat je maximum cap is. Om vervolgens te eisen dat je die toepast. Terwijl de cap vermoedelijk niet in evenwicht is met de projectkost.

Laat je niet vangen door de salamitechniek. Vraag alle info in één keer op om zo een eerlijke deal te kunnen onderhandelen.

3. Wees bereid om uit balans gebracht te worden

Vanaf het moment dat je binnenkomt in het kantoor van de aankoper, zal die persoon er alles aan doen om het voor jou zo ongemakkelijk mogelijk te maken.

Zelf kwam ik ooit op een warme zomerdag tijdens een hittegolf aan bij de klant. De aankoopmedewerker vroeg me of ik iets wou drinken. Ik zei van wel. Vervolgens vroeg hij me waarom ik wou drinken. Ik antwoordde dat het buiten warm was, waarop hij reageerde dat de airco binnen aanstond en hij dus niet snapte hoe ik het nog altijd warm kon hebben. Uiteindelijk ging hij ‘eens zien’ of hij ergens nog een glas water kon vinden, met de waarschuwing dat het water misschien al op was.

Bij een andere klant kwam de aankoopster – die ik nog nooit had ontmoet – mij halen met een geïrriteerd gezicht. Ze gaf me een hand en zei dat ze eigenlijk geen tijd had, maar toch tien minuten kon vrijmaken. Er was een uur voorzien. Toen we neerzaten, zei ze: ‘Ik maak het je gemakkelijk. Wij geven geen indexaties. Dat is easy money voor jullie. De opslag van jullie consultants moeten jullie maar op je eigen marge nemen.’

De aankoopmedewerker zal proberen om de meerwaarde van je voorstel te minimaliseren, om zo de prijs zoveel mogelijk te drukken. Een voorbeeld: ‘Waarom moeten wij de licenties betalen? De software bestaat al jaren, dus dan hoeven we behalve voor de implementatie toch niets extra te betalen?’

Bereid je erop voor dat de focus niet op de hele offerte zal liggen, maar op specifieke zaken. Zo zullen ze je proberen uitspelen tegen je concurrent.

De beste oplossing tegen deze tactieken? Laat je niet onder druk zetten door bluf. Of door dreigementen dat ze voor een andere leverancier gaan kiezen. Geloof in de meerwaarde van je offerte, in je bedrijf en in de consultants die de opdracht gaan uitvoeren.

4. Bouw een sterke relatie met je businesscontactpersonen

Weet: aankoopmedewerkers willen controle houden over het hele onderhandelingsproces. Ze zijn allergisch aan verrassingen. En natuurlijk willen ze ook vermijden dat jouw businesscontactpersonen iets doen dat indruist tegen hun autoriteit. Want zo verliezen ze geloofwaardigheid ten opzichte van de leveranciers.

Heb je een goede band met je businesscontactpersonen? En zijn zij ervan overtuigd dat jij het juiste product of de juiste dienst aanbiedt? Dan is de kans groot dat zij aan jouw kant zullen staan. En dat ze je helpen om de deal erdoor te krijgen.

Conclusie

Waar het op neerkomt? Dat je sterke relaties opbouwt met je businesscontactpersonen. Dat je de meerwaarde van je product of dienst fel in het licht zet. Dat je je niet laat afschrikken door de aankoper, maar met bovenstaande tips controle neemt over het onderhandelingsproces. En dat je beseft dat aankopers uiteindelijk ook maar gewoon hun job doen.